1. Zakres oświadczenia i odpowiedzialność za dane
Coldriko (dalej „my” lub „nas”) prowadzi sklep internetowy oferujący artykuły ogrodowe, wyposażenie tarasów oraz akcesoria do użytkowania w przestrzeniach zewnętrznych. Niniejsze oświadczenie przedstawia zasady ochrony danych osobowych stosowane podczas korzystania z naszego sklepu internetowego, składania zamówień oraz kontaktowania się z zespołem obsługi klienta.
Jako administrator danych osobowych określamy cele i sposoby ich przetwarzania oraz odpowiadamy za realizację obowiązków wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego RODO.
Nasze działania uwzględniają również odpowiednie polskie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, praw konsumentów oraz świadczenia usług drogą elektroniczną.
Niniejsze oświadczenie dotyczy danych przetwarzanych w związku z zakupami internetowymi, realizacją dostaw na terenie Polski, obsługą płatności, reklamacjami, zwrotami oraz korzystaniem z funkcji sklepu.
2. Zasady zgodnego z prawem przetwarzania danych
Podczas przetwarzania danych osobowych kierujemy się zasadami określonymi w art. 5 RODO.
Zbieramy informacje w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Zakres przetwarzanych danych powinien pozostawać odpowiedni do czynności, dla których informacje są potrzebne.
Dokładamy starań, aby wykorzystywane dane były prawidłowe i aktualne. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, podejmujemy odpowiednie działania w celu ich sprostowania.
Okres przechowywania informacji ustalamy z uwzględnieniem celu przetwarzania, wymagań ustawowych oraz konieczności zabezpieczenia uzasadnionych roszczeń.
Stosujemy środki służące zachowaniu integralności i poufności danych oraz ograniczeniu ryzyka ich nieuprawnionego ujawnienia, zmiany lub utraty.
3. Zakres informacji podlegających ochronie
W związku z obsługą zakupów możemy przetwarzać imię i nazwisko klienta, adres dostawy, adres rozliczeniowy, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.
Dane dotyczące zamówienia mogą obejmować numer transakcji, datę zakupu, rodzaj i ilość produktów, wartość zamówienia, sposób płatności oraz informacje o realizacji dostawy.
Podczas obsługi reklamacji, wymiany produktów lub odstąpienia od umowy możemy przetwarzać treść korespondencji, informacje o zgłaszanym problemie oraz dokumentację przekazaną przez klienta.
W trakcie korzystania ze sklepu mogą być również przetwarzane dane techniczne, w tym adres IP, informacje o przeglądarce, rodzaju urządzenia, ustawieniach językowych i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem sesji.
Nie wymagamy przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych do realizacji standardowych zakupów. Jeżeli użytkownik samodzielnie przekaże takie informacje w korespondencji, ocenimy konieczność i dopuszczalność ich dalszego przetwarzania.
4. Podstawy prawne wykorzystywania informacji
Podstawę prawną przetwarzania danych ustalamy odpowiednio do charakteru wykonywanej czynności.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stosujemy w przypadku danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy sprzedaży, w tym przyjęcia zamówienia, organizacji dostawy i obsługi płatności.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO stanowi podstawę przetwarzania informacji wymaganych do wykonania obowiązków prawnych, w szczególności związanych z dokumentacją podatkową, rozliczeniami oraz prawami konsumentów.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO może stanowić podstawę działań związanych z bezpieczeństwem sklepu, zapobieganiem nadużyciom oraz ustalaniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń, pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących ochrony praw i wolności osób fizycznych.
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO znajduje zastosowanie w przypadku przetwarzania opartego na dobrowolnej zgodzie użytkownika.
Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, użytkownik może ją wycofać bez konieczności podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
5. Wykorzystywanie danych podczas realizacji zamówień
Dane przekazywane podczas składania zamówienia wykorzystujemy do potwierdzenia zakupu, przygotowania produktów, ustalenia należności oraz zorganizowania dostawy pod wskazany adres.
W naszym sklepie akceptujemy płatności kartami Visa, Mastercard oraz American Express.
Informacje związane z płatnościami są przetwarzane w zakresie niezbędnym do potwierdzenia transakcji, prowadzenia rozliczeń oraz obsługi ewentualnego zwrotu środków.
Dane dotyczące odbiorcy mogą być wykorzystywane do przygotowania dokumentacji transportowej oraz przekazania informacji o przesyłce.
Po zakończeniu realizacji zamówienia część danych może być nadal przetwarzana w celu wykonania obowiązków prawnych, obsługi reklamacji lub zabezpieczenia roszczeń.
6. Zasada minimalizacji danych
Zakres zbieranych informacji dostosowujemy do rzeczywistych potrzeb związanych z funkcjonowaniem sklepu internetowego.
Podczas składania zamówienia wymagamy przede wszystkim danych umożliwiających identyfikację odbiorcy, doręczenie produktów oraz przekazanie informacji dotyczących transakcji.
Dodatkowe informacje mogą być zbierane, jeżeli są uzasadnione określonym celem i istnieje odpowiednia podstawa prawna.
W ramach organizacji pracy ograniczamy dostęp do danych osobowych do osób wykonujących czynności, dla których informacje te są potrzebne.
Jeżeli określone dane przestają być niezbędne, podejmujemy odpowiednie działania dotyczące ich usunięcia, anonimizacji lub ograniczenia dalszego przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.
7. Bezpieczeństwo danych osobowych
W celu ochrony danych stosujemy rozwiązania techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych informacji oraz zidentyfikowanego poziomu ryzyka.
Środki te mogą obejmować szyfrowanie transmisji danych, zarządzanie uprawnieniami dostępu, zabezpieczenia kont administracyjnych oraz kontrolę dostępu do informacji związanych z zamówieniami.
Uwzględniamy konieczność ograniczania ryzyka przypadkowego usunięcia, nieuprawnionej modyfikacji, utraty lub ujawnienia danych osobowych.
W odpowiednich przypadkach analizujemy skuteczność stosowanych zabezpieczeń i wprowadzamy zmiany wynikające z potrzeb technicznych oraz organizacyjnych.
Osoby mające dostęp do informacji osobowych powinny przetwarzać je zgodnie z zakresem powierzonych obowiązków oraz właściwymi zasadami poufności.
8. Przekazywanie danych odbiorcom usług
Wykonanie niektórych czynności związanych z zakupem może wymagać przekazania określonych informacji podmiotom uczestniczącym w obsłudze zamówienia.
Dane niezbędne do doręczenia produktów mogą być przekazywane przewoźnikom DHL, UPS lub FedEx, zależnie od sposobu organizacji dostawy.
Informacje dotyczące płatności mogą być przetwarzane przez odpowiednie podmioty obsługujące transakcje finansowe.
Dostęp do określonych danych mogą mieć również podmioty wykonujące czynności księgowe, techniczne lub związane z utrzymaniem bezpieczeństwa infrastruktury sklepu.
Jeżeli dany podmiot przetwarza dane w naszym imieniu, stosujemy odpowiednie ustalenia i zabezpieczenia wymagane przez art. 28 RODO.
Zakres udostępnianych informacji powinien odpowiadać celowi, dla którego dane są przekazywane.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z lokalizacją naszego punktu kontaktowego i magazynu zwrotów w Stanach Zjednoczonych określone informacje dotyczące zamówień, zwrotów lub korespondencji mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Takie przetwarzanie wymaga zastosowania odpowiednich zasad ochrony danych określonych w rozdziale V RODO.
W zależności od okoliczności przekazanie danych może opierać się na właściwej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na standardowych klauzulach umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.
W przypadku stosowania standardowych klauzul umownych uwzględniamy potrzebę oceny warunków przekazywania danych i poziomu ochrony informacji.
Osoby, których dane dotyczą, mogą zwrócić się do nas o dodatkowe informacje dotyczące stosowanych podstaw przekazywania danych oraz odpowiednich zabezpieczeń.
10. Okres przechowywania informacji
Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji określonego celu, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych lub uzasadnionej potrzeby ochrony roszczeń.
Dokumentacja dotycząca transakcji i rozliczeń podatkowych może podlegać przechowywaniu przez okresy określone w polskich przepisach podatkowych i rachunkowych, w odpowiednich przypadkach wynoszące 5 lat zgodnie z ustawowymi zasadami obliczania terminów.
Informacje związane z reklamacjami oraz zwrotami mogą być przechowywane przez okres potrzebny do rozpatrzenia sprawy i upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
Dane przekazane podczas zwykłej korespondencji mogą być przechowywane do czasu zakończenia kontaktu, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna do ich dalszego wykorzystania.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, wycofanie zgody może prowadzić do zakończenia danego procesu, o ile nie istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania danych.
11. Prawo dostępu do danych i ich sprostowania
Osoba, której dane dotyczą, może wystąpić o potwierdzenie, czy przetwarzamy jej dane osobowe, oraz uzyskać informacje dotyczące sposobu ich wykorzystywania.
Prawo dostępu obejmuje możliwość uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach informacji oraz przewidywanym okresie ich przechowywania, zgodnie z art. 15 RODO.
W odpowiednich przypadkach osoba składająca wniosek może również otrzymać kopię przetwarzanych danych osobowych.
Jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne, można wystąpić o ich sprostowanie lub uzupełnienie na zasadach określonych w art. 16 RODO.
Wnioski można przesyłać na adres meuble@coldriko.com.
12. Prawo do usunięcia i ograniczenia przetwarzania danych
W sytuacjach przewidzianych w art. 17 RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać ich usunięcia.
Prawo to może mieć zastosowanie między innymi wtedy, gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została wycofana i nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
Usunięcie danych może podlegać ograniczeniom, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa albo konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Art. 18 RODO przewiduje również prawo do ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, na przykład podczas weryfikowania prawidłowości danych.
Każdy wniosek rozpatrujemy z uwzględnieniem właściwych przepisów i okoliczności związanych z przetwarzaniem informacji.
13. Prawo do przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu
Jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO, osoba, której dane dotyczą, może otrzymać dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
W odpowiednich przypadkach może również zażądać przekazania tych danych innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe.
Na podstawie art. 21 RODO osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
Po otrzymaniu sprzeciwu oceniamy, czy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania lub inne okoliczności przewidziane prawem.
Realizacja wskazanych praw odbywa się zgodnie z odpowiednimi wymaganiami RODO.
14. Obsługa wniosków dotyczących ochrony danych
Wnioski dotyczące realizacji praw wynikających z RODO można kierować na adres meuble@coldriko.com.
Na otrzymane żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo nie później niż w ciągu jednego miesiąca od ich otrzymania.
W przypadku szczególnie złożonych wniosków lub dużej liczby żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące zgodnie z art. 12 RODO.
O ewentualnym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach informujemy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.
Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w obowiązujących przepisach.
15. Pliki cookie i dane techniczne
Podczas korzystania ze sklepu internetowego mogą być wykorzystywane pliki cookie oraz podobne technologie służące obsłudze sesji, zapamiętywaniu zawartości koszyka i utrzymywaniu wybranych ustawień.
Technologie niezbędne do wykonania czynności wyraźnie żądanych przez użytkownika mogą być stosowane w zakresie dopuszczonym przez właściwe przepisy.
Jeżeli określone pliki cookie lub podobne technologie wymagają zgody, ich wykorzystanie powinno nastąpić po uzyskaniu odpowiedniej decyzji użytkownika.
Użytkownik może odmówić zgody na opcjonalne technologie lub wycofać wcześniej udzieloną zgodę.
Szczegółowe informacje dotyczące kategorii plików cookie, ich funkcji oraz sposobów zarządzania ustawieniami znajdują się w naszej „Polityce plików cookie”.
16. Naruszenia ochrony danych osobowych
Jeżeli wystąpi zdarzenie mogące stanowić naruszenie ochrony danych osobowych, podejmujemy działania mające na celu ocenę jego charakteru, możliwych skutków oraz ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.
W przypadku wystąpienia obowiązku zgłoszenia naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu dokonujemy zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgodnie z art. 33 RODO.
Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, informujemy osoby, których dane dotyczą, w przypadkach i na zasadach przewidzianych w art. 34 RODO.
Podejmujemy również odpowiednie działania ograniczające skutki zdarzenia oraz zmniejszające prawdopodobieństwo wystąpienia podobnych sytuacji.
17. Zasady ochrony danych w projektowaniu procesów
Podczas organizowania procesów związanych z obsługą sklepu uwzględniamy zasady ochrony danych już na etapie ich projektowania.
Stosujemy podejście wynikające z art. 25 RODO, obejmujące ochronę danych w fazie projektowania oraz domyślną ochronę danych.
Oznacza to uwzględnianie odpowiednich zabezpieczeń, ograniczanie zakresu zbieranych informacji oraz dostosowywanie dostępu do danych do rzeczywistych potrzeb.
Jeżeli planowany proces przetwarzania może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, oceniamy konieczność przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych zgodnie z art. 35 RODO.
18. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że sposób przetwarzania jej danych osobowych narusza RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Możliwość wniesienia skargi pozostaje niezależna od prawa do kontaktu z nami w celu uzyskania wyjaśnień lub złożenia wniosku dotyczącego przetwarzania danych.
Korzystanie z przysługujących praw nie powinno powodować nieuzasadnionego ograniczenia dostępu do usług, które mogą być świadczone bez przetwarzania danych objętych danym żądaniem.
19. Aktualizacja zasad ochrony danych
Niniejsze oświadczenie może podlegać zmianom wynikającym z aktualizacji przepisów prawa, rozwoju funkcji sklepu lub modyfikacji procesów przetwarzania danych.
W przypadku istotnych zmian dotyczących sposobu wykorzystywania informacji osobowych podejmiemy odpowiednie działania informacyjne wymagane przepisami.
Jeżeli nowy cel przetwarzania będzie wymagał odrębnej zgody, zostanie ona uzyskana przed rozpoczęciem odpowiednich czynności.
Aktualna wersja oświadczenia powinna być udostępniana w naszym sklepie internetowym w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
20. Dane kontaktowe administratora
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją praw wynikających z RODO, bezpieczeństwem informacji oraz zasadami przetwarzania danych można kontaktować się z nami za pośrednictwem poniższych danych.
Międzynarodowy Dział Obsługi / Magazyn Zwrotów
Adres kontaktowy: 7390 Pindo Cir #130，Beaumont，TX 77708,US
Adres e-mail obsługi klienta: meuble@coldriko.com
Telefon obsługi klienta: +1 (409) 741-9385
Godziny obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (czas środkowoeuropejski).
Zapytania otrzymane poza godzinami obsługi są analizowane w kolejnych dniach roboczych.
W celu ułatwienia rozpatrzenia sprawy zalecamy wskazanie rodzaju żądania oraz danych pozwalających na odpowiednią identyfikację zgłoszenia. Odpowiedzi udzielamy z uwzględnieniem obowiązków i terminów przewidzianych przez RODO.