1. Informacje ogólne i administrator danych
Coldriko (dalej „my” lub „nas”) prowadzi sklep internetowy oferujący artykuły ogrodowe, wyposażenie tarasów oraz produkty przeznaczone do użytkowania w przestrzeniach zewnętrznych. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, przechowujemy i chronimy dane osobowe osób odwiedzających nasz sklep internetowy oraz dokonujących w nim zakupów.
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, określanym jako RODO, a także właściwymi przepisami obowiązującymi w Polsce.
Jako administrator danych odpowiadamy za określenie celów i sposobów przetwarzania informacji osobowych związanych z funkcjonowaniem naszego sklepu internetowego.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami za pośrednictwem adresu e-mail meuble@coldriko.com.
2. Kategorie zbieranych danych osobowych
Podczas korzystania z naszego sklepu internetowego możemy przetwarzać informacje przekazywane bezpośrednio przez użytkowników oraz dane powstające w związku z obsługą zamówień i działaniem sklepu.
Dane identyfikacyjne mogą obejmować imię, nazwisko oraz informacje niezbędne do prawidłowego przypisania zamówienia do klienta.
Dane kontaktowe obejmują w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy oraz adres rozliczeniowy, jeżeli jest wymagany do obsługi transakcji.
Informacje dotyczące zakupów mogą zawierać numer zamówienia, rodzaj i liczbę produktów, wartość transakcji, wybraną metodę płatności, status realizacji zamówienia oraz historię zgłoszeń dotyczących zakupów.
W związku z korzystaniem ze sklepu mogą być również przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, rodzaj przeglądarki, typ urządzenia, ustawienia językowe oraz informacje o sposobie korzystania z poszczególnych funkcji sklepu.
Nie wymagamy podawania danych osobowych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu. Zakres informacji może różnić się w zależności od wybranej czynności i funkcji sklepu.
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe wykorzystujemy przede wszystkim do przyjmowania zamówień, potwierdzania płatności, przygotowania produktów oraz organizacji dostawy na wskazany adres na terenie Polski.
Informacje kontaktowe umożliwiają nam przekazywanie potwierdzeń zamówienia, powiadomień dotyczących jego realizacji oraz odpowiedzi na pytania klientów.
Dane dotyczące transakcji mogą być wykorzystywane do obsługi odstąpienia od umowy, zwrotów płatności, wymiany produktów i reklamacji.
Przetwarzamy również informacje niezbędne do prowadzenia dokumentacji księgowej, rozliczeń podatkowych oraz wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
W uzasadnionych przypadkach dane techniczne mogą służyć zapewnieniu bezpieczeństwa sklepu, wykrywaniu nieprawidłowości, rozwiązywaniu problemów technicznych oraz utrzymywaniu prawidłowego działania procesu zakupowego.
Jeżeli określone działania wymagają zgody użytkownika, podejmujemy je na podstawie odpowiedniej zgody uzyskanej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzanie danych osobowych opieramy na podstawach prawnych przewidzianych w art. 6 ust. 1 RODO.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO stanowi podstawę przetwarzania danych niezbędnych do wykonania umowy sprzedaży lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO ma zastosowanie, gdy przetwarzanie jest wymagane w celu wykonania obowiązku prawnego, w szczególności dotyczącego dokumentacji podatkowej, księgowej lub realizacji praw konsumenta.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO może stanowić podstawę działań wynikających z naszego prawnie uzasadnionego interesu, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa transakcji, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO stosujemy w sytuacjach, w których użytkownik dobrowolnie wyraża zgodę na określone przetwarzanie danych osobowych.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Dane związane z płatnościami
W naszym sklepie internetowym akceptujemy płatności kartami Visa, Mastercard oraz American Express.
Podczas realizacji płatności przetwarzane są informacje potrzebne do identyfikacji transakcji, potwierdzenia jej statusu oraz przypisania płatności do odpowiedniego zamówienia.
Pełne dane karty płatniczej powinny być przetwarzane w odpowiednio zabezpieczonym środowisku płatniczym. Zakres informacji dostępnych nam w związku z transakcją zależy od zastosowanego rozwiązania obsługującego płatności.
W celu ograniczenia ryzyka nieuprawnionego dostępu stosujemy odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne oraz zasadę dostępu do informacji wyłącznie w zakresie uzasadnionym wykonywanymi obowiązkami.
Informacje dotyczące rozliczeń mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi oraz przez czas niezbędny do obsługi ewentualnych roszczeń.
6. Pliki cookie i podobne technologie
Nasz sklep internetowy może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie służące utrzymaniu sesji użytkownika, zapamiętywaniu zawartości koszyka, obsłudze procesu zakupowego i zapewnieniu prawidłowego działania wybranych funkcji.
Niektóre pliki cookie są niezbędne do świadczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. Ich stosowanie może nie wymagać wcześniejszej zgody w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy.
Pozostałe pliki cookie, w szczególności wykorzystywane do analizy sposobu korzystania ze sklepu, mogą być stosowane po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.
Jeżeli korzystamy z technologii wymagających zgody, użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania lub odrzucenia odpowiednich kategorii oraz późniejszej zmiany swojej decyzji.
Odmowa stosowania plików cookie, które nie są niezbędne, nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji zakupowych sklepu.
Użytkownik może również zarządzać ustawieniami plików cookie za pomocą funkcji dostępnych w swojej przeglądarce internetowej.
Szczegółowe informacje o stosowanych kategoriach plików cookie, ich celach i okresach działania powinny być udostępniane w ustawieniach prywatności sklepu.
7. Odbiorcy danych osobowych
W celu prawidłowej realizacji zamówień określone informacje mogą być udostępniane podmiotom uczestniczącym w wykonywaniu usług niezbędnych do obsługi zakupów.
Dane odbiorcy przesyłki, takie jak imię, nazwisko, adres i numer telefonu, mogą być przekazywane przewoźnikom DHL, UPS lub FedEx w zakresie wymaganym do organizacji doręczenia.
Informacje dotyczące płatności mogą być przetwarzane przez podmioty obsługujące transakcje finansowe, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i właściwymi przepisami.
Dostęp do określonych danych mogą uzyskać również podmioty świadczące usługi techniczne, hostingowe, księgowe lub związane z bezpieczeństwem systemów, o ile jest to niezbędne do wykonania odpowiednich czynności.
W przypadku korzystania z podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu stosujemy odpowiednie ustalenia dotyczące ochrony informacji, w tym umowy wymagane przez art. 28 RODO.
Dane osobowe mogą być również ujawniane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z właściwych przepisów.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Ze względu na lokalizację naszego punktu kontaktowego i magazynu zwrotów w Stanach Zjednoczonych niektóre informacje związane z obsługą zamówień, korespondencją lub zwrotami mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dochodzi do przekazania danych osobowych do państwa znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy odpowiednie podstawy prawne i zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO.
W zależności od okoliczności mogą one obejmować decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, jeżeli ma zastosowanie do danego odbiorcy, albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi środkami ochrony, gdy są wymagane.
Osoby, których dane dotyczą, mogą zwrócić się do nas o informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń oraz sposobu uzyskania ich kopii, w zakresie przewidzianym prawem.
9. Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe przechowujemy przez okres odpowiedni do celu, w którym zostały zebrane, uwzględniając obowiązki prawne oraz uzasadnione potrzeby związane z realizacją umów.
Informacje dotyczące zamówień i dokumentacji księgowej mogą być przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co w określonych przypadkach oznacza co najmniej 5 lat liczonych zgodnie z odpowiednimi zasadami ustawowymi.
Dane związane z reklamacjami, zwrotami oraz rozliczeniami mogą być przechowywane do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony obowiązującymi terminami przedawnienia roszczeń.
Korespondencję dotyczącą zwykłych zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia kontaktu, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna do dalszego przechowywania.
Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być wykorzystywane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że zachodzi inna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przechowywanie.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub poddawane innym właściwym czynnościom ograniczającym dalsze przetwarzanie.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane osobowe przetwarzamy, przysługują prawa wynikające z RODO, z uwzględnieniem warunków i ograniczeń określonych w przepisach.
Prawo dostępu umożliwia uzyskanie informacji o przetwarzanych danych osobowych oraz otrzymanie ich kopii w przypadkach przewidzianych prawem.
Prawo do sprostowania pozwala żądać poprawienia danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia informacji niekompletnych.
Prawo do usunięcia danych może być realizowane w sytuacjach określonych w art. 17 RODO, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie nie znajduje odpowiedniej podstawy prawnej.
Prawo do ograniczenia przetwarzania umożliwia żądanie czasowego ograniczenia wykorzystywania danych w przypadkach przewidzianych przepisami.
Prawo do przenoszenia danych może obejmować otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazanie ich innemu administratorowi, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki.
Prawo do sprzeciwu przysługuje w szczególności wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, zgodnie z art. 21 RODO.
Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres meuble@coldriko.com. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do osoby składającej wniosek.
11. Terminy odpowiedzi na wnioski dotyczące danych
Na wnioski związane z wykonywaniem praw wynikających z RODO odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu jednego miesiąca od ich otrzymania.
Jeżeli wniosek jest szczególnie złożony lub liczba otrzymanych żądań uzasadnia wydłużenie terminu, okres odpowiedzi może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące zgodnie z art. 12 RODO.
W przypadku przedłużenia terminu poinformujemy osobę składającą wniosek o przyczynach opóźnienia w ciągu miesiąca od jego otrzymania.
Realizacja praw związanych z ochroną danych osobowych jest co do zasady bezpłatna. W przypadkach określonych przepisami, w szczególności przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, mogą mieć zastosowanie szczególne zasady postępowania.
12. Bezpieczeństwo i poufność informacji
Stosujemy środki ochrony danych osobowych dostosowane do charakteru przetwarzanych informacji oraz poziomu ryzyka związanego z ich wykorzystaniem.
W zależności od rodzaju danych i procesu mogą one obejmować szyfrowanie transmisji, kontrolę uprawnień, ograniczanie dostępu do informacji, zabezpieczenia kont administracyjnych oraz odpowiednie procedury postępowania w przypadku incydentów.
Dostęp do danych osobowych jest ograniczany do osób, których zadania wymagają korzystania z określonych informacji.
Dokonujemy odpowiedniej oceny stosowanych zabezpieczeń i podejmujemy działania mające na celu ograniczanie ryzyka przypadkowej utraty, nieuprawnionego ujawnienia lub niezgodnej z prawem zmiany danych.
Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych, realizujemy obowiązki związane z jego oceną, zgłoszeniem właściwemu organowi nadzorczemu oraz poinformowaniem osób, których dane dotyczą, w sytuacjach wymaganych przez RODO.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie przewidujemy podejmowania wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.
Niektóre procesy techniczne, takie jak weryfikacja poprawności danych zamówienia, obliczanie kosztów dostawy czy identyfikowanie błędów formularza, mogą przebiegać automatycznie.
Takie czynności służą przede wszystkim zapewnieniu prawidłowego działania sklepu oraz usprawnieniu obsługi zamówień.
Jeżeli charakter stosowanych procesów ulegnie zmianie w sposób wymagający dodatkowych informacji lub zapewnienia określonych praw, odpowiednie zasady zostaną przedstawione zgodnie z obowiązującymi przepisami.
14. Dobrowolność podawania danych
Podanie danych osobowych jest zasadniczo dobrowolne, jednak niektóre informacje są niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży.
Brak adresu dostawy może uniemożliwić prawidłowe doręczenie zamówienia, a brak wymaganych danych kontaktowych może utrudnić przekazywanie informacji dotyczących jego realizacji.
W przypadku danych wymaganych przepisami prawa ich podanie może być konieczne do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z dokumentacją transakcji.
Jeżeli określone informacje nie są niezbędne do realizacji zamówienia ani wykonania obowiązku prawnego, ich podanie nie powinno stanowić warunku dokonania zakupu.
15. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osoba, która uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce organem odpowiedzialnym za nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawo wniesienia skargi przysługuje niezależnie od możliwości wcześniejszego skontaktowania się z nami w celu wyjaśnienia wątpliwości.
Zachęcamy do zgłaszania pytań dotyczących sposobu przetwarzania danych, abyśmy mogli przedstawić odpowiednie informacje i rozpatrzyć zgłoszoną sprawę.
16. Zmiany Polityki prywatności
Treść niniejszej Polityki prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, sposobu działania sklepu lub stosowanych procesów przetwarzania danych.
Zaktualizowana wersja dokumentu będzie udostępniana w naszym sklepie internetowym wraz z odpowiednią informacją o jej obowiązywaniu.
Jeżeli zmiana zasad przetwarzania danych będzie wymagała przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania zgody, podejmiemy odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Aktualizacje Polityki prywatności nie ograniczają praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, na podstawie RODO.
17. Dane kontaktowe w sprawach prywatności
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub bezpieczeństwa informacji można skontaktować się z naszym zespołem obsługi klienta.
Międzynarodowy Dział Obsługi / Magazyn Zwrotów
Adres kontaktowy: 7390 Pindo Cir #130，Beaumont，TX 77708,US
Adres e-mail obsługi klienta: meuble@coldriko.com
Telefon obsługi klienta: +1 (409) 741-9385
Godziny obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (czas środkowoeuropejski).
Wiadomości otrzymane poza godzinami obsługi są analizowane w kolejnych dniach roboczych.
W celu sprawniejszego rozpatrzenia zapytania zalecamy wskazanie, jakiego prawa lub procesu przetwarzania danych dotyczy zgłoszenie. Wnioski związane z ochroną danych rozpatrujemy zgodnie z odpowiednimi terminami i wymaganiami przewidzianymi przez RODO.